Come preparare il brief di un progetto digitale (sito, software, app) per ricevere preventivi confrontabili

Il brief di un progetto digitale è il documento che descrive a fornitori e professionisti cosa si vuole realizzare, per chi, con quali obiettivi, entro quali tempi e con quale budget indicativo. Un brief chiaro è la condizione per ricevere preventivi confrontabili: se tutti i fornitori partono dalle stesse informazioni, le differenze di prezzo riflettono davvero differenze di approccio e qualità. Bastano poche pagine, purché coprano obiettivi, utenti, funzioni, contenuti, integrazioni, vincoli e criteri di valutazione.

Perché i preventivi per lo stesso progetto sono così diversi?

Chi chiede offerte per un sito, un gestionale o un'app si trova spesso davanti a cifre molto distanti tra loro. Raramente dipende solo dai prezzi dei fornitori: più spesso ognuno ha interpretato la richiesta a modo suo. Uno ha immaginato un sito di poche pagine, un altro un portale con area riservata; uno ha incluso i testi e le foto, un altro no; uno ha previsto la manutenzione per un anno, un altro solo la consegna. Un brief preciso riduce queste ambiguità e rende le offerte leggibili.

Cosa deve contenere il brief di un progetto digitale?

Lo schema che segue si adatta a siti web, e-commerce, software gestionali e app.

1. Presentazione dell'organizzazione

Chi siete, di cosa vi occupate, quante persone siete, quali sono i vostri clienti. Bastano pochi paragrafi, ma aiutano il fornitore a capire il contesto.

2. Obiettivi del progetto

Cosa deve cambiare grazie al progetto: più richieste di contatto, vendite online, riduzione del lavoro manuale, migliore servizio agli iscritti. Se possibile, indicate come misurerete il risultato.

3. Destinatari

Chi userà il sito, il software o l'app: clienti, collaboratori interni, fornitori, cittadini. Descrivete le loro esigenze principali e il loro grado di familiarità con la tecnologia.

4. Funzioni richieste

Elencate le funzioni distinguendo tra indispensabili, importanti e desiderabili. Questa classificazione permette ai fornitori di proporre una prima versione essenziale e sviluppi successivi.

5. Contenuti

Chi fornisce testi, immagini, video, schede prodotto, traduzioni. Indicate anche la quantità approssimativa, ad esempio il numero di pagine o di prodotti.

6. Integrazioni e sistemi esistenti

Gestionali, CRM, software di fatturazione, sistemi di pagamento, piattaforme di email marketing con cui il progetto deve dialogare. Le integrazioni incidono molto su tempi e costi.

7. Aspetti tecnici e normativi

Preferenze o vincoli su tecnologie e hosting, requisiti di sicurezza, accessibilità, protezione dei dati personali secondo il GDPR, lingue, dispositivi su cui il prodotto deve funzionare.

8. Tempi e budget

La data entro cui il progetto deve essere online e un budget indicativo, anche come fascia. Indicare il budget non significa scoprire le carte: permette ai fornitori di proporre la soluzione migliore possibile entro quel limite.

9. Servizi dopo il rilascio

Manutenzione, assistenza, aggiornamenti, formazione, eventuali attività di marketing o posizionamento SEO.

10. Modalità di risposta e criteri di valutazione

Cosa deve contenere l'offerta, entro quando va inviata, quali criteri userete per scegliere: prezzo, esperienza, metodo, tempi, assistenza.

Come rendere confrontabili i preventivi?

Oltre a un brief completo, alcune accortezze facilitano il confronto:

• chiedete a tutti i fornitori di suddividere il prezzo per voci, ad esempio analisi, progettazione grafica, sviluppo, contenuti, formazione, manutenzione;
• chiedete di indicare cosa è escluso dall'offerta, oltre a ciò che è incluso;
• chiedete i costi ricorrenti, come hosting, licenze, abbonamenti e assistenza annuale;
• chiedete un cronoprogramma di massima con le principali fasi;
• preparate una tabella di confronto con le stesse voci per tutte le offerte.

Spesso il preventivo più basso esclude voci che emergeranno in seguito, mentre quello più alto include servizi non richiesti. La tabella rende visibili queste differenze.

Quali errori evitare nella stesura del brief?

• Restare troppo generici: “vogliamo un sito moderno” non dà indicazioni utili.
• Descrivere la soluzione invece del problema: imporre una tecnologia senza spiegare il bisogno limita le proposte.
• Elencare tutto come indispensabile: senza priorità i preventivi crescono e i tempi si allungano.
• Dimenticare i contenuti: sono una delle cause più frequenti di ritardo.
• Tacere sui sistemi esistenti: un'integrazione scoperta a progetto avviato cambia costi e tempi.
• Non indicare un referente: i fornitori devono sapere a chi rivolgere le domande.

Brief, capitolato o documento dei requisiti?

Il brief descrive obiettivi e bisogni ed è sufficiente per ricevere proposte e preventivi indicativi. Per progetti più complessi, come un software gestionale o un CRM su misura, conviene trasformarlo in un documento dei requisiti più dettagliato, che diventa parte del contratto e la base per il collaudo. Per gli enti pubblici, il capitolato tecnico segue anche le regole previste per le procedure di affidamento.

Chi può aiutare a scrivere il brief?

Chi non ha esperienza di progetti digitali può incontrare difficoltà a descrivere funzioni e integrazioni. In questi casi un consulente o un project manager digitale può raccogliere le esigenze, scrivere il brief, selezionare i fornitori e aiutare a valutare le offerte. Nei progetti seguiti da Alessandro Congedo questa fase precede sempre la richiesta di preventivi, proprio per mettere il committente nelle condizioni di scegliere con criterio.

In sintesi

• Il brief descrive obiettivi, destinatari, funzioni, contenuti, integrazioni, tempi e budget.
• Funzioni divise per priorità e budget indicativo producono proposte più mirate.
• Chiedere offerte suddivise per voci, con esclusioni e costi ricorrenti, rende i preventivi confrontabili.
• Per progetti complessi il brief evolve in un documento dei requisiti.

Se preferisci partire direttamente da una descrizione del tuo progetto, puoi usare la pagina affida un progetto.

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